オフィス移転の案内とお祝いマナー

まずはじめに、オフィス移転の案内状を送る上で、どのような内容を、どのタイミングで、どのように出せばいいのか、基本的なマナーについて紹介します。

移転案内状に記載することは？

移転の案内状には、移転理由、移転日、移転先住所、アクセス案内、電話番号、代表メールアドレス、組織変更がある場合はその内容を記載します。戦略的移転の場合は、移転に伴う意思表明を加えてアピールをしましょう。

移転案内状、いつ出せばいい？

クライアントや取引先の発注書・請求書を転送なく届けるためには、遅くとも1カ月前までに先方へ移転案内を送る必要があります。とはいえ、新オフィスの電話番号など、基本的な情報が確定していない場合は告知することが出来ません。その場合は、移転2週間前を目途にして、遅くとも移転1週間前には、先方へ届くようにしてください。

どんな形式で出せばいい？

移転案内は郵送（ハガキ）で行うのが一般的です。戦略的に移転をアピールしたい場合は、変形サイズのハガキや封書で送ると印象に残りやすいです。いずれの場合も郵送だけでなく、各部門の担当者からもメールや電話をするなどフォローをして、業務にトラブルが出ないように案内・告知する必要があります。メール用のテンプレートや画像なども社内用に準備をしましょう。

その他の案内

取引外の広範囲な告知は、企業ホームページで行います。移転が決まったらトップページに予告をしましょう。移転の詳細が決まり次第、順次内容を更新していきます。ウェブ上に公開する地図やアクセス方法も、挨拶状の印刷物と並行して準備しておきましょう。

お祝花、花鉢

オフィス移転のお祝いで最も人気なのは、胡蝶蘭などの鉢植え（しっかり根付くようにという意味から）です。多数のお祝いが見込まれる場合、移転企業側はお祝いの鉢を置くスペースをエントランスなど、目につく場所に確保するといった準備が必要になります。

植栽

小規模オフィスの場合、オフィス用の植栽をお祝いとして贈呈する場合があります。その場合は指定の植栽業者を介して移転企業が望む植栽を選んで贈り、贈社名ボードを立ててもらいます。

記念備品

SOHOや個人オフィスの場合、時計や鏡などの備品をお祝いとして贈る場合があります。この場合、必ず移転企業に確認してデザインや意向に沿うものを贈るようにするとスマートです。

お返し

企業によってはコンプライアンスの都合上返礼を受けない場合もありますし、必ずしもお返しを行わなくてはいけないルールはありません。
しかし、お祝いをいただいた企業が移転する際には、必ずお祝いを返すのが礼儀。いただいたお祝いを記録しておき、返礼を欠かさないようにします。お祝いのお返しを送る場合、現金や商品券は避けましょう。

記念品

お祝い返しの代わりに、新事業所開設の記念品を贈る場合もあります。この場合、いただく金額にこだわる事はなく、名入れ文具などのビジネス用品が一般的です。

オフィス移転のお祝いの相場は、贈り先との関係性によって異なります。

贈り先が一般的なお付き合いの取引先の場合は、相場は10,000円～30,000円程度です。
関係の深い重要な取引先の場合には、30,000円～50,000円程度の金額が相場となります。
また、相手企業が規模の大きい大企業の場合、他にも立派なお祝いの品が多く贈られることが予想されます。見劣りするようなことが無いよう、ある程度しっかりした物を選ぶようにしましょう。
贈り先が友人や知人など親しい間柄の場合は、5,000円～10,000円を目安にお祝いの品を用意すると良いでしょう。

お祝いの気持ちや誠意をきちんと伝えるためにも、相場を参考に、贈り先との関係性や会社規模を考慮して移転祝いの予算を決めましょう。

オフィス移転のお祝いには、NGアイテムやタブーが存在します。NGアイテムやタブーを事前に学び、贈る際にはそれらを避けるように注意しましょう。

赤い花や物は避ける

赤い花や物は、その色から、「火」や「火事」を連想させるため避けましょう。移転したばかりの社屋には縁起の悪い贈り物となってしまいます。
また同様に、キャンドルなどの火を使うアイテムも選ばないようにしましょう。

造花・プリザーブドフラワーは避ける

造花やプリザーブドフラワーは生気の無さを連想させてしまうため、企業の更なる発展を願う移転祝いには適していません。お祝いにお花を贈る場合は、造花やプリザーブドフラワーは避け、生花を贈るようにしましょう。
また、贈った花がすぐに枯れてしまうことも失礼にあたりますので、できるだけ長持ちする品種を選びましょう。

事業縮小による移転の場合

移転の理由が事業縮小の場合や、事業そのものが撤退する場合にはお祝いは贈りません。
オフィス移転のお祝いを贈る際には、事業拡大に伴う移転かどうかを事前に確認しましょう。

相手が移転祝いを辞退している場合

企業によってはコンプライアンスの都合上、移転祝いを辞退することがあります。相手から移転祝い辞退の申し出がある場合には、お祝いを贈ってはいけません。
企業の移転について知った際には、事前に電話やメールなどでお祝いについて確認すると良いでしょう。

オフィス移転のお祝い返しをもらった際には、さらにお礼を用意する必要はありません。お礼にお礼を返すことはマナー違反となってしまいます。
お礼は言葉で伝えるだけで問題ありません。電話やメールよりも気持ちが伝わりますので、手紙やはがきでお返事をしましょう。

▲ 社会の一員としてマナーはきっちり守りたいですね	オフィス移転を機に取引先との交流が増え、良好な関係を築くきっかけになる場合もあります。一方で新住所の報告漏れのせいで取引に支障が出るというトラブルが発生してしまう可能性もあるので注意が必要です。 お祝いのお返しについては、業種や、いただいた企業との関係性によっても異なりますので、上長や代表などに確認を取るようにしましょう。