ハイブリッドワークとは？導入方法について解説

ハイブリットワークとは、オフィス勤務と在宅等のテレワークを掛け合わせた働き方のことです。

社会情勢の変化や多様化するライフスタイルに合わせ、近年多くの企業がテレワークを急遽実践導入しました。多様な働き方を支えるポジティブで柔軟な手法としてテレワークが浸透しましたが、対面でのコミュニケーションの機会減少による多くの課題にも直面しました。

ハイブリットワークはオフィス勤務とテレワーク双方のメリットを活かし、デメリットを補い合う新しい働き方として注目されている働き方です。

テレワークを導入した多く企業は、オンライン商談などによる営業の効率化や「交通費」「オフィス賃料」などのコスト削減など、テレワークのメリットを実感する一方で、テレワーク導入にハードルを感じオフィス勤務のみを続けている企業や、テレワークを導入したけれどテレワークの運用に課題を感じている企業もあります。

このページではテレワーク導入までの課題や、導入後の課題を整理した上で、オフィス勤務とテレワークを掛け合わせたハイブリッドワークに対応するためのオフィス作りのポイントを考えていきます。

ここではハイブリッドワークのメリットに触れる前に、テレワーク導入の課題を3点説明させていただきます。

環境整備へのハードル

テレワーク導入にハードルを感じる理由の1つがオフィス環境です。
例えば、固定電話を使用しているためテレワークにすると電話の受電業務ができなくなってしまうのではないか、業務で使用する資料が社外では閲覧ができないのではないかという不安のお声もいただきます。

従来の業務をテレワークで実施できる環境を整備する必要があり、その整備に費用面や業務効率面でハードルがあると感じてしまう企業が多くいるのが課題の1つです。

情報セキュリティへの不安

テレワークの導入を躊躇してしまう理由は環境のほかに、セキュリティに関する不安の声もあげられます。社用PCやスマートフォンなどの紛失のリスクの高まりや、資料の持ち出しによる情報漏洩のリスク、テレワークなどで社外利用した端末を再び社内で利用することへの不安感があります。

社員の勤怠管理や評価への不安

テレワークの勤怠管理に関する不安感もテレワーク導入にハードルを感じる理由の1つです。不安感の内容は立場によって異なります。メンバーはテレワークで自分の業務が正しく評価されるかという点に不安を感じ、管理業務の担当者はメンバーの進捗が目の前で確認できなくなることへの不安感を感じています。

ここでは、上記であげたテレワーク導入の課題に対しての解決策を紹介します。

クラウドPBXの導入でどこでも会社でも受けられるように

テレワークが実現できない1つの理由として環境整備を挙げました。固定電話を使用している場合、社内で電話応対業務を行っている社員は出社が必要となります。解決策の１つとして、クラウドPBXを導入すれば、外出先でも自宅でも代表番号での発着信はもちろん、内線や保留・転送・留守電など、オフィスにいる時と同様の電話応対環境が構築できます。
お手持ちのスマホやPCに無料アプリをダウンロードするだけで内線端末として利用できます。

弊社ではクラウドPBX「SPICA」をご提供しております。テレワーク環境下の電話環境にお悩みの方は是非お気軽にお問い合わせください。

UTMでセキュアな環境を簡単に構築

テレワーク実現が困難な2つ目の理由には、情報漏洩リスクへの懸念があります。社用PCやスマホなどの管理方法を決める規則作りや、社員のリテラシー教育などソフト面の整備を進めることはもちろん、ハード面の整備も必要です。例えばセキュリティ機能が統合されているUTM「FORTINET」を導入することで、安心して社内ネットワークや共有フォルダにもテレワークの環境でもアクセス可能となり、同時にセキュリティ対策ができます。

ツールの導入でコミュニケーションを活性化

テレワークの勤怠管理に関する不安感もテレワーク導入にハードルを感じる理由の１つです。勤怠管理ツールで出勤退勤の管理を行ったり、社内コミュニケーションソフトを導入することで、対面以外でのコミュニケーション環境を充実させることが不可欠です。

今まではテレワークを導入する際の課題と解決策についてご紹介しましたが、次は実際にテレワークを導入した後の課題をご紹介させていただきます。

コミュニケーションの機会減少

出社していた時は雑談など気軽にメンバーとコミュニケーションが取れていたけれど、テレワーク導入後には些細な疑問など気軽に相談できなくなってしまった。
テレワークが増えた分、社内にリフレッシュスペースやコミュニケーションスペースを設けたいが、社内のスペースが足りないといったコミュニケーション機会の減少のお悩みと、その解決を図りたいけれど会社内にスペースがないというお悩みもいただきます。

Web会議開催への対応

テレワークが進み社内外でWeb会議の機会が増え、Web会議の内容が漏れていないか社内で気になってしまう。
広い会議室をWeb会議用として一人で使用している人がいて来客対応ができないなど、新しい働き方に対応する中で新しい課題も出てきました。

社員のエンゲージメントの低下

オフィスに出社しなくても、自宅で業務を続けられることが分かったため社員が出社しなくなってしまった。社員の健康状態の把握が困難になってしまい離職が増えているなど、どこでも仕事ができる環境が整うことで、会社への帰属意識の低下も課題となっています。

ここでは、上記であげたテレワーク導入後の課題に対しての解決策を紹介します。

社内SNSの活用で社内コミュニケーションを活性化

テレワーク導入後、些細な疑問や相談がしにくくなってしまったお悩みや、出社をしても気軽にメンバー同士が話をする機会が減ってしまったご相談もいただきます。テレワークでも社内コミュニケーションが取りやすい社内SNSの導入がおすすめです。

スペースを見直して新たなコミュニケーションスペースを

オフィス内にリフレッシュスペースやコミュニケーションスペースを設けたいけれど、社内にスペースがないというお悩みもあります。例えば、収納量の見直し、個人ワゴンの撤廃、資料の共有化などオフィスの使い方やレイアウトの見直しによって、限られたスペースを最大限活用することも可能です。

ほかにも執務スペースの一部を時間帯でリフレッシュスぺースとして活用するなど運用面でオフィススペースを活用する方法もあります。新たに生まれたスペースにコミュニケーションスペースやマグネットスペースを設けることで、社員同士の偶発的なコミュニケーションの機会を創出できます。

Web会議にまつわる音のお悩みや慢性的な会議室不足にはWeb会議ブースの導入・設置をおすすめしています。オフィス空間では東京・大阪オフィスにWeb会議ブースを複数メーカー展示、ご見学・体験可能なスペースを設けております（東京3種、大阪2種）使用感の比較がその場で可能です。
オフィス見学についての詳細はこちら

今まではテレワーク導入に際して、また導入後の課題と解決策について触れさせていただきました。上述の通り、テレワーク導入はメリットがある一方でさまざまなデメリットもあります。
そこで、テレワークとオフィス勤務のメリットとデメリットを補い合う働き方として「ハイブリッドワーク」という働き方が登場しました。ここでは、ハイブリッドワーク導入のメリットをご紹介いたします。

緊急時も業務を完全に止めることなく、サービスを提供できる

公共交通機関のトラブルによりオフィスへの出勤が難しいケースや、家庭の事情で自宅に留まる必要がある場合などの緊急時でもハイブリッドワークを導入していれば、サテライトオフィスやテレワークで業務をストップせずお客様へのサービス提供が可能です。

社員の主体性の向上と生産性の向上

社員一人ひとりの状況や業務内容に合わせ、オフィス勤務にするかテレワークでの勤務にするか選択できる状況を作ることで、社員が主体的に働く場所を選択できます。また業務内容に合わせてオフィス勤務かテレワークを選択することで、コミュニケーションが必要な業務の場合はオフィスで打ち合わせをしながら業務を行い、データ入力や確認作業などの業務の場合はテレワークで集中して業務を行うなど時間を有効に活用できます。

ライフワークバランスの実現と社員離職率低下

介護や子育てなど毎日オフィスへの通勤が難しい場合でも、オフィス勤務にするかテレワークでの勤務にするか選択できるハイブリッドワークであれば、仕事とプライベートのバランスを取りやすく、様々な事情で仕事を辞めなければいけないと考えていた社員も勤務継続が可能となります。個人の事情を配慮した職場環境を提供できれば、社員の満足度も高まります。

オフィスで働くことにメリットを感じられるオフィス環境づくり

テレワークが普及した現在、オフィスにWeb会議ブースや集中スペースがあること、対面でリラックスをして会話ができる空間があること、リフレッシュできるスペースがあることなど、オフィスに来ることで業務が一層はかどるようなオフィスづくりが重要です。

どんな場所でも安心かつ快適に作業ができる環境整備

働きやすい環境はおしゃれな内装だけでは実現できません。情報漏洩やサイバー攻撃のリスクを軽減でき、かつ快適なWi-Fi環境の整備や、オンラインでも社員同士が円滑にコミュニケーションをとれる環境構築が重要です。

オフィス空間ではハイブリッドワークを実現するために必要な、出社にメリットを感じられるオフィスの環境づくりと、テレワークでも快適に業務ができるインフラ整備をトータルでご提案しています。実際にわたし達のオフィスで導入しているICT商材や、自社オフィスで実践しているレイアウト・オフィスデザインなど、自らの働き方からヒントや課題解決方法を見出し、等身大の新しいオフィスの在り方をご提案しています。

ハイブリッドワーク導入に対してハードルが高いと感じている方や、自社に合うかどうか分からないと感じている方も、弊社で実施してるオフィス見学で新しい働き方を体感していただくことができます。オフィス空間はお客様が納得感を持って新しいオフィスづくりができるようサポ―トいたします。
オフィス見学についての詳細はこちら

テレワークが進み、「Web会議の内容が漏れていないか気になる」「周りを気にせず集中してテレアポを行いたい」等、音にまつわるお悩みをご相談いただく機会が増えました。現在各オフィス家具メーカーから多数Web会議ブースが販売されていますが、通常のオフィス家具と比べると比較的値が張るため、導入ハードルが高い製品でもあります。

そこで私たちオフィス空間は、東京オフィスと大阪オフィスにWeb会議ブースを設置しました。東京はメーカー別に3種類、大阪には2種類展示しています。メーカーごとにショールームへ行く必要はなく、一度に複数のWeb会議ブースを比較できます。大きさや使い心地を実際に試していただき、具体的な導入イメージを描きながらご検討いただけます。
東京オフィスの詳細はこちら
大阪オフィスの詳細はこちら